Tổ chức đào tạo trực tuyến và trực tiếp có cần lên kịch bản?

Ngày nay, doanh nghiệp có thể tổ chức một chương trình đào tạo với hàng trăm học viên mà không cần tất cả mọi người có mặt tại cùng một địa điểm. Hình thức đào tạo trực tuyến và trực tiếp giúp giảng viên đứng lớp tại hội trường, đồng thời kết nối với học viên ở nhiều khu vực thông qua Zoom hoặc các nền tảng trực tuyến khác.

Tuy nhiên, càng nhiều người tham gia, chương trình càng phát sinh nhiều yêu cầu về âm thanh, hình ảnh, đường truyền, tương tác và quản lý học viên. Giảng viên có được hiển thị rõ trên màn hình? Học viên online có thể phát biểu và tương tác trực tiếp? Làm thế nào để kiểm soát danh sách người tham dự, thống kê số lượng học viên theo từng ngày và lưu lại toàn bộ nội dung đào tạo?

Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc thuê hội trường hay chuẩn bị một đường link Zoom, mà cần xây dựng một phương án tổ chức đồng bộ ngay từ đầu. Trong đó, kịch bản chương trình và kịch bản kỹ thuật là hai yếu tố cần được chuẩn bị trước để đảm bảo quá trình đào tạo diễn ra liền mạch, chuyên nghiệp và hạn chế những tình huống phát sinh.

Vậy tổ chức sự kiện đào tạo trực tiếp và trực tuyến có cần lên kịch bản trước không? Và một kịch bản đào tạo Hybrid cần chuẩn bị những nội dung gì?

Tổ chức sự kiện đào tạo trực tuyến và trực tiếp có cần lên kịch bản trước?

Có. Đặc biệt với các chương trình đào tạo kết hợp trực tiếp và trực tuyến (Hybrid), việc xây dựng kịch bản trước không chỉ giúp chương trình diễn ra đúng tiến độ mà còn hạn chế những sự cố về âm thanh, hình ảnh, kết nối và tương tác với học viên.

Nếu đào tạo trực tiếp chủ yếu tập trung vào giảng viên và học viên có mặt tại hội trường, thì đào tạo Hybrid phải đồng thời phục vụ hai không gian: không gian thực tế tại hội trường và không gian trực tuyến trên nền tảng như Zoom.

Chính vì vậy, một kịch bản đào tạo Hybrid tốt cần được chuẩn bị kỹ hơn, từ nội dung chương trình đến cách vận hành thiết bị và tương tác với học viên online.

Vì sao tổ chức đào tạo trực tiếp và trực tuyến cần có kịch bản?

Kịch bản không đơn thuần là tài liệu dành cho MC hoặc người điều phối chương trình.

Với một sự kiện đào tạo, kịch bản giúp các bên liên quan biết khi nào làm gì, ai thực hiện, thiết bị nào được sử dụng và cách xử lý khi có tình huống phát sinh.

Đặc biệt khi chương trình có hàng trăm học viên online, chỉ một vài phút gián đoạn cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của rất nhiều người.

Một kịch bản được chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong các vấn đề như:

Thời gian bắt đầu và kết thúc từng nội dung.
Thời điểm giảng viên bắt đầu trình bày.
Thời điểm chuyển slide hoặc video.
Khi nào mở phần hỏi đáp.
Khi nào học viên online được phát biểu.
Khi nào chuyển camera sang giảng viên hoặc học viên.
Cách kiểm soát người tham dự.
Thời điểm ghi hình.
Người phụ trách xử lý các vấn đề kỹ thuật.

Vì vậy, với chương trình Hybrid, kịch bản nội dung và kịch bản kỹ thuật nên được xây dựng song song.

Kịch bản đào tạo trực tiếp và trực tuyến khác gì so với đào tạo thông thường?

Về nội dung đào tạo, chương trình Hybrid có thể không khác nhiều so với một lớp học trực tiếp.

Tuy nhiên, cách tổ chức và điều phối sẽ có thêm một lớp vận hành trực tuyến.

Ví dụ, khi giảng viên đặt câu hỏi cho học viên trong hội trường, người điều phối cần xác định:

Học viên trực tiếp trả lời trước hay học viên online?

Nếu học viên online đặt câu hỏi, ai tiếp nhận câu hỏi và thông báo cho giảng viên?

Khi một học viên tại hội trường phát biểu, camera có cần chuyển sang người phát biểu không?

Khi giảng viên trình chiếu slide, màn hình Zoom sẽ hiển thị hình ảnh giảng viên, slide hay cả hai?

Những câu hỏi tưởng như nhỏ này nếu không được thống nhất trước có thể khiến chương trình bị ngắt quãng.

Do đó, kịch bản Hybrid cần tính đến hành trình trải nghiệm của cả người học trực tiếp và người học online.

Một kịch bản đào tạo Hybrid nên có những nội dung gì?

Một kịch bản hoàn chỉnh có thể được xây dựng thành nhiều phần, tùy quy mô và tính chất chương trình.

Phần 1: Thông tin tổng quan

Trước tiên cần xác định:

Tên chương trình.
Thời gian tổ chức.
Thời lượng đào tạo.
Địa điểm.
Hình thức tham gia: trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp.
Số lượng học viên dự kiến.
Nền tảng trực tuyến sử dụng.
Người phụ trách chương trình.
Đội ngũ kỹ thuật.

Đây là những thông tin cơ bản giúp các bộ phận cùng nắm được mục tiêu và quy mô chương trình.

Phần 2: Timeline chương trình

Timeline nên thể hiện rõ từng mốc thời gian.

Ví dụ:

Thời gian	Nội dung	Người phụ trách	Hình thức
08:00 – 08:30	Check-in học viên	BTC	Trực tiếp + Online
08:30 – 08:40	Khai mạc	MC/BTC	Trực tiếp + Online
08:40 – 10:00	Nội dung đào tạo 1	Giảng viên	Hybrid
10:00 – 10:15	Giải lao	BTC	Hybrid
10:15 – 11:30	Nội dung đào tạo 2	Giảng viên	Hybrid
11:30 – 12:00	Hỏi đáp	Giảng viên/BTC	Hybrid

Timeline càng rõ, đội ngũ vận hành càng dễ phối hợp.

Phần 3: Kịch bản tương tác

Đây là phần đặc biệt quan trọng đối với đào tạo Hybrid.

Doanh nghiệp nên xác định trước cách thức tương tác giữa giảng viên và học viên.

Ví dụ:

Học viên đặt câu hỏi bằng tính năng chat.
Học viên sử dụng chức năng giơ tay trên Zoom.
Người điều phối lựa chọn câu hỏi.
Học viên trực tiếp phát biểu tại hội trường.
Camera chuyển sang người phát biểu.
Bộ phận kỹ thuật kiểm soát micro và âm thanh.
Giảng viên trả lời và tiếp tục nội dung đào tạo.

Khi quy trình này được thống nhất trước, phần hỏi đáp sẽ diễn ra mạch lạc hơn.

Kịch bản kỹ thuật – phần không thể thiếu của sự kiện Hybrid

Một trong những khác biệt lớn nhất giữa đào tạo trực tiếp và đào tạo Hybrid nằm ở kịch bản kỹ thuật.

Kịch bản nên xác định rõ các thiết bị và thao tác cần thực hiện tại từng thời điểm.

Ví dụ:

Trước giờ G:

Kiểm tra đường truyền Internet.
Kiểm tra tài khoản Zoom.
Kiểm tra camera.
Kiểm tra micro.
Kiểm tra loa.
Kiểm tra màn hình/máy chiếu.
Kiểm tra nội dung trình chiếu.
Kiểm tra hệ thống ghi hình.
Test âm thanh và hình ảnh với giảng viên.

Trong chương trình:

Theo dõi đường truyền.
Chuyển camera theo nội dung.
Điều chỉnh âm thanh.
Hiển thị slide.
Kiểm soát micro người tham dự.
Hỗ trợ học viên online.
Ghi hình chương trình.

Sau chương trình:

Kết thúc phiên Zoom.
Kiểm tra file ghi hình.
Lưu trữ dữ liệu.
Xuất video theo yêu cầu.

Khi tất cả được đưa vào kịch bản, đội ngũ kỹ thuật có thể chủ động phối hợp với BTC thay vì xử lý theo tình huống.

Có cần chạy thử trước chương trình không?

Nên có.

Đối với những chương trình có quy mô lớn hoặc có nhiều người tham gia online, chạy thử là bước giúp phát hiện các vấn đề trước khi chương trình chính thức bắt đầu.

Một buổi test có thể kiểm tra:

Giảng viên nói có rõ tiếng không?
Học viên online có nghe được không?
Hình ảnh giảng viên có rõ không?
Camera có lấy đúng khung hình không?
Khi học viên phát biểu, hình ảnh và âm thanh có được truyền tải không?
Slide có hiển thị đúng không?
Zoom có hoạt động ổn định không?
Việc ghi hình có được thực hiện không?
Ai là người xử lý khi có sự cố?

Đặc biệt, nếu chương trình có quy mô 100 – 300 học viên online, việc chạy thử càng có ý nghĩa vì một lỗi xảy ra trong chương trình có thể ảnh hưởng đến số lượng lớn người tham dự.

Kịch bản nên phân công rõ ai chịu trách nhiệm?

Một chương trình Hybrid thường có nhiều người cùng tham gia vận hành.

Doanh nghiệp nên phân công rõ vai trò thay vì để một người xử lý toàn bộ chương trình.

Người phụ trách nội dung

Theo dõi nội dung đào tạo, slide, tài liệu và tiến độ bài giảng.

Giảng viên

Trực tiếp giảng dạy, tương tác và giải đáp câu hỏi.

MC hoặc người điều phối

Kết nối các phần của chương trình, hướng dẫn người tham dự và điều phối phần tương tác.

Bộ phận kỹ thuật

Theo dõi âm thanh, hình ảnh, camera, Zoom, đường truyền và ghi hình.

Bộ phận quản lý học viên

Theo dõi danh sách đăng ký, người tham dự và các dữ liệu liên quan.

Sự phân công rõ ràng giúp mỗi người tập trung vào đúng nhiệm vụ của mình.

Đặc biệt lưu ý khi tổ chức đào tạo Hybrid cho 100 – 300 học viên

Với quy mô lớn, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ hơn ở một số điểm.

Kiểm soát người tham dự

Nếu chương trình yêu cầu quản lý học viên, nên có phương án đăng ký và xác thực thông tin từ trước, chẳng hạn thông qua email.

Quản lý thời lượng

Học viên online thường dễ mất tập trung hơn khi chương trình kéo dài. Vì vậy, timeline nên có thời gian nghỉ và các hoạt động tương tác hợp lý.

Đảm bảo hình ảnh và âm thanh

Giảng viên cần được hiển thị rõ ràng, âm thanh cần ổn định và học viên phát biểu phải được thu nhận tốt.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Nên có phương án xử lý khi mất kết nối, lỗi thiết bị, mất âm thanh hoặc gặp vấn đề với nền tảng trực tuyến.

Ghi hình

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ nội dung, cần xác định ngay từ khi lập kế hoạch để chuẩn bị phương án ghi hình phù hợp.

Vplace – Đồng hành cùng doanh nghiệp tổ chức đào tạo Hybrid

Để tổ chức một chương trình đào tạo trực tiếp kết hợp trực tuyến hiệu quả, doanh nghiệp cần một không gian phù hợp với cả người tham dự tại hội trường và người học online.

Vplace cung cấp không gian phục vụ các chương trình đào tạo, hội thảo, hội nghị và sự kiện Hybrid, với khả năng kết nối nền tảng trực tuyến như Zoom cùng hệ thống âm thanh, hình ảnh và hỗ trợ kỹ thuật.

Tùy yêu cầu chương trình, không gian có thể được chuẩn bị để đáp ứng các nhu cầu như:

Kết nối học viên online.
Hiển thị hình ảnh giảng viên.
Truyền tải không gian lớp học.
Thu nhận hình ảnh và âm thanh học viên khi phát biểu.
Hỗ trợ quản lý người tham dự.
Ghi hình chương trình.
Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình vận hành.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp nên trao đổi yêu cầu kỹ thuật với đơn vị cho thuê hội trường ngay từ giai đoạn xây dựng kịch bản, thay vì chỉ đến sát ngày tổ chức mới kiểm tra thiết bị.

Kịch bản tốt giúp chương trình Hybrid chủ động hơn

Tổ chức sự kiện đào tạo trực tiếp và trực tuyến có cần lên kịch bản trước không?

Câu trả lời là có, đặc biệt với chương trình có quy mô lớn và nhiều hoạt động tương tác.

Một kịch bản tốt không chỉ giúp chương trình đúng giờ mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong toàn bộ quá trình: từ đón học viên, giảng dạy, tương tác, chuyển đổi hình ảnh, quản lý người tham dự đến ghi hình và lưu trữ nội dung.

Đối với đào tạo Hybrid, hãy xây dựng hai lớp kịch bản song song: kịch bản nội dung và kịch bản kỹ thuật.

Khi hai phần này được phối hợp ngay từ đầu, giảng viên có thể tập trung vào chuyên môn, bộ phận tổ chức chủ động điều phối và học viên ở cả hai hình thức đều có trải nghiệm liền mạch hơn.

Lời kết: Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm địa điểm tổ chức đào tạo trực tuyến, hội trường Hybrid hoặc không gian tổ chức đào tạo kết hợp trực tiếp – online, hãy chuẩn bị trước quy mô học viên, nền tảng sử dụng, yêu cầu về hình ảnh – âm thanh, phương án tương tác và ghi hình. Đây là cơ sở để lựa chọn hội trường và xây dựng phương án kỹ thuật phù hợp ngay từ đầu.